Czym kasa fiskalna online różni się od zwykłej? Kto musi się w nią zaopatrzyć? Jakie sektory działalności są objęte takim obowiązkiem?

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna, nazywana również kasą ewidencyjną, to mechaniczne lub elektroniczne urządzenie, które służy do rejestracji sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Używa się jej, aby ewidencjować transakcje w obrocie detalicznym, których potwierdzeniem stają się drukowane i wydawane klientom paragony i faktury.

Jak działa kasa fiskalna online?

Innym typem kas fiskalnych są kasy online. Nie zawsze mamy wybór, w jaką kasę chcemy się zaopatrzyć – zwykłą czy online. W pewnych przypadkach określają to przepisy. Kasa fiskalna online to już obowiązek dla niektórych firm (przeczytaj więcej na mojafiskalna.pl/kasy-fiskalne), warto więc wiedzieć, czym różnią się od zwykłych kas.

Jedną z różnic jest to, że w przypadku kasy online elektroniczne kopie drukowanych dokumentów są zapisywane w wewnętrznej pamięci, a nie na zewnętrznych nośnikach. Dostęp do niej mają jedynie autoryzowani serwisanci.

Oprogramowanie jest aktualizowane zdalnie i automatycznie. Kasa online łączy się też samodzielnie z Centralnym Rejestrem Kas, w którym gromadzone są raporty dobowe, dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz przeglądy okresowe. W przypadku zwykłej kasy to właściciel jest odpowiedzialny za przechowywanie tych dokumentów i okazywanie ich w razie kontroli.

Połączenie kas online z terminalami płatniczymi odbywa się za pomocą jednego protokołu komunikacyjnego, który dla każdego producenta jest jednakowy. Kolejną różnicą jest automatyczne nadawanie numerów ewidencyjnych podczas procesu fiskalizacji, zamiast nadawania ich przez urząd skarbowy jak w przypadku zwykłych kas. Innym usprawnieniem, o którym na pewno trzeba wspomnieć, są e-paragony, które mogą być przesyłane na adres e-mail klienta.

Kto musi mieć kasę fiskalną online?

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online pierwotnie miał zostać wprowadzony od stycznia 2018 roku i dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów jednak zmieniło podejście i zdecydowało, że kasy online będą wprowadzane stopniowo w kolejnych sektorach, tak, aby proces ten był bardziej rozłożony w czasie.

Już od stycznia 2020 roku obowiązek posiadania kasy fiskalnej online spoczywa na osobach świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym wykonujących usługi wymiany opon, ich zakładania bieżnikowania i regenerowania, wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów. Obowiązek ten mają również osoby sprzedające benzynę silnikową, olej napędowy lub gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

W lutym obowiązek posiadania kasy fiskalnej online został rozszerzony na podmioty świadczące stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem (stacjonarne placówki gastronomiczne) oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania. Kolejnym objęty tym obowiązkiem sektorem jest sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu.

Od stycznia 2021 roku w kasy fiskalne online będą musieli zaopatrzyć się również ci, którzy świadczą usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, związane z opieką medyczną świadczone przez lekarzy, a także związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.